Come organizzare un evento interattivo: 4 consigli pratici

Come organizzare un evento interattivo: 4 consigli pratici

La recente partecipazione all’evento Smart Business con Ubiika ci ha dato l’occasione di approfondire l’organizzazione di un evento interattivo misurandoci ‘sul campo’ con le gestioni e gli usi pratici.

Significato

Per evento interattivo intendiamo ad ampio spettro un’iniziativa dove i partecipanti possono liberamente interagire con il luogo e il momento quanto, attraverso dispositivi, con la rete web. L’interazione in stile digical, insomma, la intendiamo come un valore aggiunto, un’opportunità che può permettere di vivere al massimo l’evento a cui si partecipa, potendo integrare la presenza fisica con le opportunità digitali. Nello specifico, in quest’articolo proponiamo alcuni spunti rispetto all’uso della tecnologia beacon per realizzare interazioni, azioni sui dispositivi e condivisioni attraverso App.

Quali eventi

In realtà non esiste un’indicazione oggettiva a dividere gli eventi tra quelli che possono e non possono essere curati come interattivi: ad oggi, anche grazie alle tecnologie a disposizione, ciò che fa la differenza sul piano pratico sono la creatività e le opportunità di chi cura gli eventi stessi.

Una conferenza? Un evento sportivo? Un workshop? Un corso di formazione? Un reading musicale? In tutti i casi è possibile creare interazioni e curare servizi ad integrare la presenza fisica all’evento stesso, si tratta di capire quali tipologie di interazioni, contenuti e condivisioni possono essere resi disponibili e possono aggiungere un valore.

Ecco i nostri 4 consigli pratici per un evento interattivo realizzato con la tecnologia beacon:

1. Individua strumenti, risorse e contenuti utili

Il primo passo è sempre pianificare, e per farlo è necessario considerare – rispetto all’evento che si sta organizzando :

  1. quali strumenti (quali e quanti beacon, ad esempio, la App, ma anche il wifi free o comunque la rete web da rendere disponibile per i presenti);
  2. quali risorse (ad esempio il tipo di location per valutare il posizionamento dei beacon; anche come si svolgerà l’evento è una risorsa rispetto ad argomenti e dinamiche interattive);
  3. infine definire i contenuti che si possono fornire ad integrare e per sostenere lo svolgimento dell’evento (argomenti, immagini, video, testi, approfondimenti esterni o documenti) valutando le dinamiche più adatte a renderli fruibili dalla App.

evento interattivo

2. Comunica

A seconda del tipo di evento, è necessario che chi parteciperà sia informato di tutte le possibilità, compresi i servizi aggiuntivi e le dinamiche per fruire di eventuali contenuti extra o altre opportunità che possono arricchirne l’esperienza.

Il valore aggiunto che si realizza deve essere chiaro a chi parteciperà, mettendo tutti in condizione di capire fino a che punto è possibile godere dell’iniziativa traendone il meglio, rendendo l’esperienza ogni volta unica.

Costruire una comunicazione efficace favorisce anche la diffusione di dinamiche quali:

  • sharing: le condivisioni durante l’evento;
  • i rilanci dell’evento, tra social, blog e siti;
  • eventuali preparazioni come lo scaricamento della App (che deve comunque poter essere fatto anche in loco, al momento dell’evento).

3. Cura e personalizza

Le interazioni devono essere preparate con cura, pensando a chi sarà presente all’evento, prendendosi – letteralmente – cura dei propri utenti: nulla dunque dovrà essere lasciato al caso, è necessario conosce il target di riferimento, metterlo a proprio agio e permettere la fruizione di interazioni utili e in linea col tipo di evento organizzato.

Se si tratta di una conferenza con diversi interventi o un workshop – come nell’esperienza di Smart Business – può essere utile:

  • proporre il riepilogo dei relatori, consultabile dalla App in qualunque momento;
  • rendere disponibili alcuni contenuti degli interventi in corso mentre si svolgono specifici momenti dell’evento;
  • permettere il salvataggio di alcuni materiali sul proprio smartphone per poterli consultare in un secondo momento;
  • fornire il programma o l’elenco degli argomenti che verranno trattati, eventualmente rendere visualizzabile dalla App la mappa per rintracciare padiglioni, sale, aree e percorsi.

Personalizzare le interazioni può fare la differenza nell’esperienza dei presenti all’evento che potranno così ricordarlo, consigliarlo o segnalarlo.

Come organizzare un evento interattivo

4. Presenza e monitoraggio

Un evento interattivo non è esente da imprevisti, e perfino un’organizzazione attenta non può prevenire tutti i problemi in diretta, mentre l’iniziativa è in corso. La presenza è dunque importante, per accertarsi che ogni aspetto funzioni come previsto quanto per monitorare l’andamento delle interazioni e il gradimento o meno dei presenti.

Proprio perché si tratta di eventi, la presenza fisica è una delle componenti dell’esperienza che può essere verificata solo nella pratica, presenziando e accertandosi dell’andamento dell’iniziativa curata.

  • Scarica la App di Ubiika: non importa che telefono hai, per guardare il mondo attraverso Ubiika ti basta un click per scaricare la App! Apri questo link dal tuo smartphone: www.ubiika.com/app. Verrai automaticamente indirizzato allo store per scaricarla GRATUITAMENTE sul tuo telefono!

Nell’immagine in apertura: uno dei membri del nostro team introduce Ubiika a Smart Business.

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